Razne mape i klasifikatori odavno su postali dio ne samo uredskog već i kućnog okruženja. To je zaista vrlo prikladan način čuvanja, kao i tematska distribucija dokumenata. Ali kada ima previše mapa, postoji problem njihove distribucije u radnom prostoru.
Potrebno
- - fascikle;
- - ladice za papir;
- - naljepnice;
- - kutije;
- - olovka.
Instrukcije
Korak 1
Razumijevanje sadržaja mapa. Trebao bi biti organiziran prema nekom općenitom principu kako bi se olakšalo pronalaženje određenog dokumenta. Na primjer, studenti bi trebali odrediti mapu za svaki predmet. Radna osoba može izvršiti raspodjelu po djelatnostima, kao i dodijeliti dvije ili tri mape za posebno važne ili hitne papire. Nakon odabira klasifikacijskog sustava, rasporedite sve papire prema sistemu i zalijepite naljepnice na mape sa zapisom onoga što se u njima nalazi.
Korak 2
Otkrijte kako najbolje rasporediti rezultirajuće mape. Ako su velike i stabilne, možete ih jednostavno rasporediti na polici po temama. Tanke i fleksibilne mape najbolje je čuvati vodoravno. Međutim, velike su hrpe nezgodne za upotrebu, pa ih istovremeno slažite u ladice za papir. Kada to radite, pridržavajte se i tematske klasifikacije kako biste olakšali traženje informacija.
Korak 3
Ako su vam potrebne tanke mape da biste sjedili na polici, upotrijebite pregradu. Može biti u obliku pregrade koja odvaja jedan dio police od drugog ili u obliku vertikalne otvorene ladice za papire. Stoga, kada uklonite jednu mapu s police, ostatak neće početi padati i neće biti nereda.
Korak 4
Za vrlo velik broj mapa, poput organiziranja pohrane u arhivi tvrtke, koristite sistem za pohranu u stalcima. Dakle, papiri se čuvaju u državnim depozitorijama. Mape se istovremeno čuvaju u posebnim kutijama instaliranim na policama. Posebnost ovih kutija je u tome što se ne otvaraju s vrha, već sa strane, što vam omogućava da nabavite mapu koja vam je potrebna. Bez uklanjanja cijelog teškog kontejnera sa nosača. Na isti bočni poklopac ima smisla zalijepiti naljepnicu s informacijama o tome koji se dokumenti nalaze u odjeljku za pohranu.
