Kada organizacija prikupi dokumentaciju koja zahtijeva kratkotrajno ili dugoročno skladištenje, potrebno je organizirati je i spajati mape s mekim ili tvrdim povezom. Svaki konkretan slučaj može imati svoje zahtjeve za dizajnom arhive i redoslijedom rada, jer u ovom području ne postoje strogi zakonodavni standardi. Međutim, definira osnovne principe kojih se iskusni službenici obično pridržavaju.
Potrebno
- - crna olovna olovka;
- - činovničko šilo (ili UPD uređaj);
- - stezaljka;
- - igla za šivanje;
- - konopac ili najlon;
- - makaze;
- - list bijelog papira;
- - ljepilo za papir;
- - poklopac.
Instrukcije
Korak 1
Nakon ispitivanja vrijednosti dokumentacije, numerišite je stavljanjem serijskog broja (kronološkim redoslijedom) u gornji desni kut svakog lista crnom olovnom olovkom. Počnite s prvim preokretom; popis naslova sadržanih dokumenata i posljednja stranica ne moraju biti numerirani. Pazite da brojevi ne uđu u tekst.
Korak 2
Napravite dva para rupa s posebnim činovničkim šilom na sredini lijeve margine svakog dokumenta. Da biste spriječili da se snop papira raspadne, učvrstite ga u stezaljku. U pravilu službenici postavljaju rupe u vertikalnu crtu, ostavljajući između svake rupe najmanje 3 cm. Ako je list uskog ruba, na rub možete zalijepiti bijelu traku.
Korak 3
Koristite posebnu mašinu za bljeskanje dokumentacije (UPD). To će vam značajno smanjiti rad, jer ovim uređajem možete istovremeno probušiti hrpu dokumenata debljine 10 cm. Pažljivo pročitajte upute i pažljivo radite - svrdlo se jako zagrijava.
Korak 4
Počnite da šijete mapu pomoću posebnog konopa ili jakog najlonskog konca i igle za šivanje. Flash arhivirajte dva puta za sigurno urezivanje. Provucite labave "repove" kabla (oko 5-6 cm) kroz srednju rupu na šavovoj strani "knjige" i napravite jak čvor.
Korak 5
Izrežite krug (promjera oko 4 cm) od gustog bijelog papira i zalijepite čvor. Koristite obični papirni ljepilo. Uhvatite naljepnicu pečatom, stavite potpis ovjere i datum ispod nje. Ako je mapa već zakopčana bez stranice za potvrdu, tada je dopušteno zalijepiti je s unutarnje strane korica.
Korak 6
Stavite fasciklu u vezu u poseban omot ili povežite dokumente mašinom. Za dugotrajnu arhivu preporuča se odabrati tvrdi uvez, u drugim slučajevima prikladna je i "odjeća" od kartona ili od debelog premazanog papira. U svakom slučaju, to bi trebao biti poslovni tiskarski proizvod, dizajniran u skladu s korporativnim stilom.
