Aktivnost bilo koje organizacije uključuje rad s dokumentima. Neki od njih vremenom izgube na značaju i ne koriste se u radu. Da bi se riješili nepotrebnih papira, oni se obično uništavaju. Uništavanje dokumenata mora se izvršiti u strogom skladu sa pravilima utvrđenim u kancelarijskom radu.
Potrebno
- - akt uništenja;
- - tehnička sredstva za uništavanje dokumenata.
Instrukcije
Korak 1
Pogledajte postupak uništavanja dokumenata. Primjenjuje se i na papirne dokumente i na one izrađene u elektroničkom obliku. Obično se uništavaju dokumenti koji su izgubili praktičnu vrijednost i kojima je istekao rok čuvanja. Ovo se prije svega odnosi na osoblje i računovodstvene dokumente.
Korak 2
Sprovedite ispitivanje vrijednosti dokumenata. Rezultat toga trebao bi biti akt o dodjeli i pripremi za uništavanje onih papira koji više nisu predmet čuvanja. Period čuvanja dokumenata određuje trenutna nomenklatura datoteka vaše organizacije. U nekim su slučajevima termini navedeni u skladu sa saveznim zakonima, vladinim uredbama, resornim ili standardnim listama dokumenata.
Korak 3
Sastaviti akt za uništavanje dokumenata, stavljajući naziv strukturne jedinice ispred svake grupe naslova. Unesite slične predmete u akt pod jednim općim naslovom, navodeći ukupan broj predmeta. Akt mora potpisati zaposlenik organizacije koji je učestvovao u ispitivanju vrijednosti dokumenata. Nakon toga, akt odobrava glava.
Korak 4
Odaberite slučajeve za uništavanje pomoću prikaza stranice. To će vam omogućiti da ne propustite potreban dokument koji je slučajno ušao u datoteku. Ako je bilo koji materijal već duže vrijeme na mjestu skladištenja, može se selektivno pomicati da bi se utvrdila važnost dokumenata.
Korak 5
Odaberite način uništavanja dokumenata obuhvaćenih aktom. Mogu se spaliti ili u tu svrhu koristiti drobilicu papira. Ponekad se materijali koji se uništavaju prenose na odlaganje u specijalizovano preduzeće, sastavljajući postupak sa potvrdom o prijemu i odgovarajućom fakturom. Potonja metoda se najčešće koristi kada je obim dokumentacije značajan. Da bi se osigurala povjerljivost, prijenos slučajeva i njihovo uništavanje obično se obavljaju pod nadzorom zaposlenika u organizaciji.
