Neka područja djelatnosti zahtijevaju sistematizaciju robe, proizvoda i dokumenata. Kartoteka se može koristiti ne samo u proizvodnji. Na primjer, to će biti korisno osobi koja sakuplja marke ili kovanice ili cvjećari. Generalno, gdje god trebate brzo pronaći pravi među velikim nizom nekih predmeta.
Instrukcije
Korak 1
Informacije sadržane u datoteci moraju biti lako dostupne, bez obzira na veličinu pohrane podataka. Stoga raščlanite cijeli volumen na blokove, na primjer, abecedno ili po datumu. To će vam pomoći da u kratkom vremenu pronađete potrebne podatke (karticu).
Korak 2
Svi unosi u datoteku moraju biti uredni. Na primjer, ako su imena napisana ručno, trebala bi biti razumljiva, bez mrlja, jer će to otežati pronalazak potrebnih podataka.
Korak 3
Datoteka se mora čuvati na za to predviđenom mjestu, na primjer u stalku. Kutije moraju odgovarati veličini karata. Obavezno napravite popis sadržaja, tako da ne morate stalno prelistavati nepotrebne podatke. Kako se podaci popunjavaju, unesite ih u inventar.
Korak 4
Znakovi pretraživanja sadržani u elementima kartoteke (kartice, datoteke itd.) Moraju biti strogo sistematizirani. Na primjer, ako je ovo indeks kartona za cvijeće, znakovi za pretraživanje ("tipke") u svim elementima moraju biti prikazani na isti način. Da biste to učinili, stvorite "kostur" elementa pretraživanja.
Korak 5
Recimo da želite sastaviti indeks kartona svog cvijeća. Svi oni imaju različite karakteristike, ali sastoje se od niza identičnih elemenata: cvat, stabljika, list, korijen itd. Shodno tome, svi ovi elementi moraju biti sadržani u "kosturu". Na primjer, naziv je "Suncokret", oblik cvasti je "Okrugli", boja je "Žuta" itd.
Korak 6
Svako prikupljanje podataka trebalo bi biti popraćeno "Popisom kriterija pretraživanja". U arhivi koju čine obične kartice, to može biti tekstualni dokument; za obrazac virtualne arhive - padajući popis s kojeg će korisnik odabrati znak koji mu je potreban. Ako držite elektronički ormarić za arhivu, obavezno napravite snimku prijenosnog diska jer tvrdi disk može izgorjeti u bilo kojem trenutku.
