Otpis dokumenata je zadnja faza u formiranju bibliotečkog fonda. Kada se otkažu, pretplate i čitaonice oslobađaju svoje skladište od publikacija koje zauzimaju prostor, ali čitatelji na njih polažu pravo. Glavni dokument kojim se uređuje postupak povlačenja knjiga iz zbirke je "Uputstvo o knjiženju knjižničnog fonda", odobreno 1998. godine. Na osnovu njega možete razviti vlastiti algoritam postupanja bibliotečkog osoblja u procesu otpisa književnost.
Instrukcije
Korak 1
Formirati komisiju za otpis dokumenata iz bibliotečkog fonda. Trebalo bi uključiti direktora biblioteke (on će ujedno biti i predsjednik komisije), njegovog zamjenika, šefove nabavke, čuvanja knjiga, posudbe, čitaonice i glavne bibliotekare ovih odjela. Ako je biblioteka specijalizirana (univerzitet, škola, poduzeće, itd.), Obavezno u rad komisije uključite vodeće stručnjake iz područja aktivnosti organizacije. Na primjer, komisija za otpis literature iz univerzitetske biblioteke trebala bi uključivati prorektore za akademski i naučni rad, kao i šefove glavnih odsjeka.
Korak 2
Pripremite literaturu za odbacivanje. U većini biblioteka odabir knjiga koje će se povući iz zbirke vrši se kontinuirano. Tokom cijele godine zaposlenici stave stare publikacije koje se ne mogu obnoviti i popraviti, duplikate kopija, knjige koje imaju značajne nedostatke itd. Na poseban stalak. U toku redovnih provjera dijelova bibliotečkog fonda otkrivaju se izgubljene publikacije, sporedna literatura, kao i knjige i drugi dokumenti koji nisu traženi od čitatelja i zastarjeli su po sadržaju.
Korak 3
Upoznati članove komisije sa publikacijama pripremljenim za otkazivanje. Konačnu odluku donijet će stručnjaci nakon sveobuhvatne analize svake stavke i predmeta. Posebnu pažnju treba obratiti na izuzeće nesuštinske i zastarjele literature. Može predstavljati, na primjer, istorijski interes ili izvanredan pogled na naučni problem.
Korak 4
Podijelite literaturu u grupe prema razlogu za otpis. Za svaku grupu sastavite izjavu o otpisu u dva primjerka (za računovodstvo i biblioteku). U njemu navedite sastav komisije, broj otpisanih knjiga, njihov ukupan trošak i razlog za izuzeće literature iz fonda. Svi članovi komisije moraju potpisati akt. Obavezno mu priložite potpunu listu publikacija sastavljenu u obliku tabele sa sljedećim kolonama: - redni broj; - inventarni broj publikacije; - autor, naslov, godina izdanja; - cijena jedne kopija; - broj kopija; - ukupni trošak.
Korak 5
Napravite bilješke o otpisu literature u svim računovodstvenim oblicima: knjiga inventara, knjiga sažetaka, registracione kartice. Iz tradicionalnih i elektroničkih kataloga uklonite kartice i opise publikacija povučenih iz fonda.
Korak 6
Odlučite gdje poslati raskinute publikacije. Postoji nekoliko mogućnosti: prodaja čitateljima (ako je takva mogućnost utvrđena u Propisima o plaćenim bibliotečkim uslugama), besplatan transfer u druge biblioteke i informativne centre, reciklaža (otpadni papir), odlaganje. Ako planirate prodavati literaturu, pribavite prethodnu saglasnost uprave i obavijestite računovodstvo organizacije.
Korak 7
Oslobodite prostorije biblioteke od izdanih publikacija u skladu sa donetom odlukom. Predajte dokumente računovodstvu i primite potvrdu da je ova literatura uklonjena iz bilance biblioteke.
