Oblici stroge odgovornosti, oštećeni u procesu rada ili loše otisnuti u štampariji, ne mogu se jednostavno baciti. Treba ih pažljivo prekrižiti dijagonalno i čuvati u metalnom sefu.
Instrukcije
Korak 1
Oštećeni ili nepotpuni obrasci za strogo izvještavanje trebaju se čuvati pet godina. Nakon ovog perioda, organizirati popis obrazaca, koji bi trebao potvrditi stvarno prisustvo oštećenih ili neiskorištenih dokumenata koji više nisu potrebni iz objektivnih razloga. Takvi razlozi mogu biti, na primjer, podaci na računima, polisama osiguranja, oblicima računa za hotele i drugim oblicima stare pravne adrese organizacije. Tijekom postupka popisa postavite tačan broj obrazaca za otpis, njihov broj, utvrdite uzrok oštećenja dokumenta. Kičme koje su ostale od obrazaca za otkidanje koje je organizacija izdala tokom svojih aktivnosti takođe su predmet inspekcije.
Korak 2
Mjesec dana nakon popisa, prikupite komisiju za uništavanje strogih obrazaca izvještavanja. Komisija mora provjeriti sve korištene i oštećene obrasce, njihovu količinu i na osnovu obavljenog posla sastaviti akt o otpisu i uništenju.
Korak 3
Oblik akta o otpisu ZSO razvija se direktno u instituciji. Aktu dodijelite broj, navedite materijalno odgovornu osobu, navedite ime organizacije. Tekst akta započnite popisom članova komisije, navodeći njihova imena i prezimena, zauzeta radna mjesta. Dalje, sastavite tablicu, u kojoj u prvom stupcu navedite broj obrasca, u drugoj - razlog uništenja, a u trećoj - datum otpisa. Označite brojevima i riječima broj obrazaca koji treba uništiti, prikupite potpise svih članova komisije, dešifrujte ih, stavite datum na kraj akta.
Korak 4
Na osnovu potpisanog akta uništite stroge obrasce odgovornosti. Uništavanje znači fizičko uništavanje nosača papira na kojem je odštampan obrazac, bez mogućnosti oporavka. Otpisane dokumente provucite kroz drobilicu ili ih spalite.
