Hitno označen faks - dajte ga šefu brže, e-mailove koji su popunili kutiju treba rastaviti, hrpa pisama i par paketa koje poštar mora hitno "razbaciti" po odjelima, a zaposlenik napisao molbu za odmor. Ovdje imate i reklame i važne računovodstvene dokumente. Posao tajnice je težak! Vrijedno je izgubiti jedan "papir", jer ispada da sudbina organizacije i vaša karijera ovise o tome. Da biste uvijek mogli pronaći ovaj ili onaj dokument, morate biti u mogućnosti pravilno registrovati prepisku.
Potrebno
- Registar dolazne korespondencije,
- dnevnik odlazne pošte,
- bilježnice zapremine 96 listova,
- oblici organizacije,
- mape.
Instrukcije
Korak 1
Morate registrirati svu dolaznu i odlaznu korespondenciju, štaviše, na dan prijema ili otpreme. Dopisivanje svih vrsta podliježe registraciji: poštanske pošiljke, e-mailovi, faksovi, dostavljaju se lično u ruke poruke. Važne e-adrese (dolazne i odlazne) trebalo bi ispisati i evidentirati na isti način kao i ostale vrste prepiski. Pored toga, potrebno je registrirati internu prepisku: bilješke, servisne bilješke, objašnjenja, izjave, žalbe.
Korak 2
Da biste registrovali korespondenciju, vodite posebne evidencije registracije. Ovisno o obimu korespondencije određene vrste, možete stvoriti općenite dnevnike dolazne i odlazne korespondencije ili ih dodatno raščlaniti po vrstama. Na primjer, napravite dnevnik za bilježenje dolazne i odlazne e-pošte. Bez obzira na obim korespondencije, prikladno je stvoriti zaseban dnevnik za registraciju dolaznih i odlaznih faksova.
Korak 3
Ako nemate poseban dnevnik registracije prepiske, štampan u štampariji, uzmite običnu svesku i raširite je. U dnevniku dolaznih pisama navedite broj poruke, datum prijema, kao i vrstu prepiske, ako imate zajednički dnevnik za sve vrste poruka, od elektronske do faksimilne. U posebnoj koloni ukratko opišite sadržaj pisma. U sljedeću kolonu upišite rezoluciju glave i ime osobe kojoj je pismo predato na izvršenje. U praksi, ako problem kontrolira određena osoba, mnoga pisma ne stižu do menadžera, već se odmah prenose izvođaču, pa ne biste trebali povećavati ovaj stupac. Preporučljivo je ostaviti mjesto za potpis pod prezimenom izvođača ili pored njega, naznačujući da je primio dokument. Ako je šef naredio sekretaru da kontrolira "izvršenje" dokumenta, tada se u posebnu kolonu crvenom tintom stavlja slovo o kontroli (slovo "K" ili riječ "kontrola"). Nakon završetka izvršenja naloga vezanog za ovaj dokument, stavite oznaku na izvršenje, kao i prenos slova "u predmet" (navedite broj predmeta i datum njegovog formiranja).
Korak 4
Registar korespondencije je takođe potreban za sve odlazne poruke. U evidenciji odlaznih pisama ima manje stupaca nego u evidenciji dolazne korespondencije. Kao i u registru dolaznih pisama, u registru odlaznih pisama unesite stupac sa serijskim brojem pisma, stupac s datumom, samo otpreme, sa vrstom dopisnice koja se šalje (ako je potrebno), sa sažetkom poruke, prezimenom podnosioca dokumenta (pisma), kao i kolonom sa brojem predmeta, gde je podnesena kopija poruke.
Korak 5
Na poseban način treba da registrujete prepisku koju šaljete poštom. Registracija pisama poslanih poštom vrši se na zaglavlju organizacije. Bolje je slati najviše 7-10 pisama odjednom. Ručno ili na računaru, na obrascu napišite datum slanja, u nastavku za svako pismo poslano poštom navedite serijski broj zapisa, naziv organizacije, njegovo mjesto (možete navesti samo grad ili regija). Ostavite malo prostora s desne strane. Ovdje, nakon primanja čeka poštom, morate unijeti poštanske brojeve s njega (obično 6-8 znamenki). Ispod naziva organizacije za svaku pošiljku napišite brojeve i datume dokumenata koje želite poslati ili druge detalje koji omogućavaju njihovu identifikaciju. U pošti je ova lista ovjerena poštanskom markom. Možete ga pohraniti u zasebnu mapu ili u mapu u kojoj se čuvaju odlazne poruke.
Korak 6
Za evidentiranje svake vrste interne korespondencije potreban je zaseban dnevnik. U svakom časopisu navedite broj dokumenta, njegov datum, prezime nalogodavca, sažetak, rezoluciju glave, prezime izvršitelja, oznaku kontrole, kao i broj predmeta.
