Česti su slučajevi kada je na zahtjev organizacija trećih strana, sadašnjih ili bivših zaposlenih u preduzeću i drugih građana potrebno sastaviti izvod iz glavnog dokumenta namijenjenog internoj upotrebi i koji sadrži informacije povjerljive prirode. Postoje posebni zahtjevi za pripremu takvih dokumenata.
Instrukcije
Korak 1
Uzmite original izvornog dokumenta i odaberite fragmente koji će se kopirati i prenijeti u izjavu. Tačno navođenje glavni je uvjet za sastavljanje izvoda. Ne postoji poseban obrazac za takve dokumente, ovdje se pridržavajte općih pravila uredskog rada koja reguliraju izvršenje poslovne dokumentacije. Mnogo je važniji sadržaj ekstrakta, koji bi trebao biti sastavljen od blokova obaveznih informacija.
Korak 2
Za početak postavite ime dokumenta u gornji centar lista ukratko temu, suštinu dokumenta. Zatim odaberite i kopirajte dio glavnog dokumenta koji sadrži početne detalje (naziv kompanije, datum i mjesto događaja, broj prisutnih itd.). Dopunite izvode stavljanjem fragmenta teksta koji se odnosi na direktno postavljeno pitanje (tačka sa dnevnog reda sastanka, itd.), navodeći njegov serijski broj prema odredbi u originalnom dokumentu.
Korak 3
Sada pronađite i kopirajte dio teksta koji opisuje tok rasprave o ovom pitanju (ako postoji) i odluku koja je o njemu donesena. Umetnite citat u izjavu, ne zaboravite da tamo dodate i numeraciju iz glavnog dokumenta. Ovdje stavite imena, inicijale i mjesta odgovornih osoba koje su potpisale original.
Korak 4
Provjerite gotov izvod od osoba ovlaštenih za izvođenje takvih radnji. Najčešće je to sekretar organizacije ili osoblje. Ovdje će se izvod provjeriti u skladu s originalnim dokumentom kako bi se podudarao. Zaključno, izjava mora sadržati riječ "Tačno", mora se napisati potpis (sa dekodiranjem u zagradama) odgovorne osobe, naznačiti njegov položaj, datum i vrijeme ovjere dokumenta.
