Iskusni sekretari znaju da se poslovna korespondencija sastoji od dvije trećine upita i odgovora na njih. Glavna svrha pismenog pitanja je dobivanje bilo kakvih informacija od adresata. Autor pisma očekuje da dobije najpotpuniji mogući odgovor, koji će mu biti dostavljen u roku propisanom zakonom ili naznačenom u zahtevu. Ne postoje stroga pravila za obradu pisanih pitanja. Međutim, postoji nekoliko općih zahtjeva za poslovnu korespondenciju kojih se treba pridržavati prilikom njihove pripreme.
Potrebno
- - obrazac kompanije;
- - A4 papir;
- - olovka;
- - računar;
- - Štampač.
Instrukcije
Korak 1
Odštampajte pismo s upitom na zaglavlju organizacije ako se prijavljujete u ime tima i iz službenog razloga drugoj organizaciji ili pojedincu. Građanin koji zahtjev šalje bilo kojoj instituciji mora ga napisati čitko ili ispisati na A4 listu.
Korak 2
U gornjem desnom uglu pisma navedite podatke o primaocu: puno ime i prezime i prezime i inicijale, poštansku adresu organizacije (ako je potrebno). Informacije o kompaniji pošiljaocu nalaze se na lijevoj strani obrasca. U posebnom redu službenik mora navesti broj i datum odlaznog dokumenta. Ako se prijavljujete u svoje ime, u nastavku navedite vlastite podatke: prezime, ime, prezime (bez skraćenice), kućnu adresu, kontakt telefon. Na primjer: "Direktoru LLC preduzeća" Rano jutro "VV Petru Semenovu Vasiliju Vasiljeviču, nastanjenom na adresi: NSK, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
Korak 3
Napišite naslov za svoju e-poštu. Trebao bi ukratko odražavati suštinu pisane žalbe, na primjer: "O minimalnoj veličini lota sjemenki tratinčice i veleprodajnoj cijeni za njih." Na zaglavlju stavite ovaj rekvizit s lijeve strane. Kada govorite u ime pojedinca, jednostavno možete naznačiti format pisma tako što ćete u sredinu retka upisati frazu „pismo s upitom“, „pismeni zahtjev“ili „pismo s molbom“.
Korak 4
Idite na izjavu o samom zahtjevu. Ovo će biti glavno pismo. U prve 1-2 rečenice objasnite razlog i svrhu zbog koje želite dobiti ove ili one informacije. Na primjer: „U maju članovi vrtnog partnerstva„ Sad “planiraju obaviti masovnu kupovinu sjemenki tratinčice. Nakon pregleda reklamne brošure vaše kompanije, odlučili smo se koristiti ponuđenim uslugama. S tim u vezi, pošaljite sljedeće podatke na donju adresu."
Korak 5
Formulirajte svako pitanje. Pokušajte biti precizni i sažeti. Ne pravite preduge rečenice, uključujući 2-3 pitanja odjednom. Na kraju stavite upitnik - ovo će vizualno naglasiti glavnu temu. Ako postoji nekoliko pitanja, popunite ih numeriranom listom. Na primjer: „1. Koja je minimalna veličina partije sjemena? 2. Koliko košta 1 vrećica sjemena na veliko i malo? 3. Koliko će trebati da se isporuči kupljena serija? 4. Koji se dokumenti moraju dostaviti da bi se zaključila ugovor o isporuci između vaše kompanije i vrtlarskog partnerstva?"
Korak 6
Završite pismo zahvalnicom. Taktično možete naznačiti i željeni vremenski okvir za primanje odgovora, na primjer: „Hvala unaprijed na odgovoru. Nadamo se da ćemo dobiti cjenik u roku od tjedan dana. Na posljednjem redu potpišite (u ime organizacije potpisuje se glava) i datum.
