Pismo odbijanja vrlo je specifičan dio poslovne prepiske. Trebao bi sadržavati negativan odgovor na zahtjev klijenta ili prijedlog partnera. Istovremeno, važno je održavati dobre odnose sa primaocem pisma. Kako biste nedvosmisleno izrazili svoj stav, ali ne i uvrijedili adresata i ostavili povoljan utisak o sebi, slijedite osnovna pravila za pisanje odbijanja.
Potrebno
- - službena zaglavlja organizacije;
- - računar;
- - Štampač.
Instrukcije
Korak 1
Napravite svoje pismo. Ne zanemarujte ovu fazu pripreme dokumenta. Omogućit će vam da uredite svoje misli i odaberete najispravnije fraze.
Korak 2
Započnite tekst tradicionalnim obraćanjem primaocu: "Dragi Ivane Ivanoviču!" ili "Dragi gospodine Ivanov!" Nemojte koristiti druge formulacije, jer je pismeno odbijanje službeno.
Korak 3
U gornjem lijevom uglu navedite adresata pisma: naziv kompanije, radno mjesto, prezime, inicijale zaposlenog ili prezime i inicijale privatne osobe. Informacije o vašoj kompaniji bit će predstavljene na službenoj zaglavlju u gornjem desnom uglu.
Korak 4
Napišite glavni dio dokumenta. Prvo ponovite primljeni zahtjev ili prijedlog. Naravno, ne trebate potpuno prepisivati tekst dolaznog dokumenta. Dovoljno je sažeti njegovu suštinu u nekoliko riječi, koristeći tradicionalne preokrete poslovnog govora: "U skladu s vašim zahtjevom za kopijom naloga …" ili "Kao odgovor na vaš zahtjev za produženje roka koncesionog zajma, obavještavamo … ".
Korak 5
Zatim navedite razloge odbijanja. Objašnjenje negativnog odgovora trebalo bi biti kratko, logično, u osnovi čvrsto, ali ne i grubo u formi. Ne iskrivljujte situaciju, ne iznosite nepostojeće činjenice i nevjerovatne argumente. Kad god je to moguće, potkrepite svoje riječi referencama na zakone i propise. Ali ne idite u krajnosti. Preopterećujući pismo dugim objašnjenjima i rječitim isprikama, riskirate da dodatno naljutite adresata.
Korak 6
Započnite završni dio pisma standardnom formulacijom koja vam omogućava da ostanete pristojni, ali nepopustljivi u svojoj odluci: "S obzirom na gornje činjenice, nažalost, moramo odbiti suradnju s vašom tvrtkom" ili "Žao nam je što vas obavještavamo da je nemoguće dalje produžiti kreditnu liniju. "…
Korak 7
Pokušajte ublažiti odbijanje. U tu svrhu obavijestite adresata o drugim mogućnostima za suradnju, o novim uslugama vaše kompanije koje on može koristiti po povlaštenim uslovima, o mogućnosti ponovnog razmatranja njegovog zahtjeva nakon određenog vremena itd. Sve informacije moraju biti apsolutno tačne i ažurne.
Korak 8
Pročitajte nacrt pisma. Ispravite greške, izvršite potrebne dopune i ispravke. Odbijenicu odštampajte na službenom zaglavlju organizacije, potpišite je sa menadžerom i pošaljite je adresi.
