Inventar dokumenata je referentna knjiga koja otkriva sastav i sadržaj dokumenata, sistematizira ih i uzima u obzir u cijelom skupu dokumenata. Sastavljanje inventara važna je faza u obradi i redoslijedu dokumenata čija svrha nije samo sigurnost dokumenata, već i njihovo jasno izvršenje.
Instrukcije
Korak 1
Izvršite registraciju liste dokumenata na zaglavlju organizacije (ako postoji). To nije potrebno, ali je poželjan zahtjev za takve dokumente. U svakom slučaju, mora se navesti naziv organizacije.
Korak 2
Zapišite naslov koji treba da sadrži podatke koji određuju vlasništvo nad dokumentima koji su uključeni u inventar. Na primjer, "Popis dokumenata u krivičnom predmetu", "Popis dokumenata dostupnih u spisu ovjere", "Popis dokumenata za vizu za Dansku" itd. Ako organizacija redovno sastavlja inventare, zapišite serijski broj inventara.
Korak 3
Stvorite tablicu koja se sastoji od sljedećih odjeljaka: "Broj p / p", "Naziv dokumenta", "Broj listova u dokumentu". Molimo popunite sva navedena polja. Po potrebi dodajte stupce pretraživanja u tablicu. Na primjer, Stranice od _ do _, Brojevi stranica, Vrijednost, Bilješka itd.
Korak 4
Ispod tabele napišite koliko listova, dokumenata ili kopija uvrstite u inventar. Napišite brojevima i riječima: 3 (tri), 25 (dvadeset pet).
Korak 5
Dovršite sastavljanje inventara potpisima šefova organizacije, na ovaj ili onaj način odgovornih za izvršenje ovog inventara (inspektor kadrovskog odjela, šef proizvodnje itd.). Zapišite puno ime radnog mjesta menadžera i transkript njegovog prezimena, imena i prezimena. Ako je potrebno, u dokument dodajte svoje puno ime i prezime. i potpis osobe koja je predala i prihvatila dokumente.
Korak 6
Takođe navedite datum dokumenta. Može se nalaziti i na kraju i na početku inventara, i na lijevoj i na desnoj strani dokumenta. Pečat organizacije nije stavljen na inventar.
Korak 7
Spisak dokumenata sastavljen je u dva primjerka: jedan ostaje u organizaciji, drugi se prezentira na mjestu zahtjeva.
