Uprkos sve većem širenju upravljanja elektroničkim dokumentima, komunikacija između preduzeća putem e-pošte, poslovna korespondencija nije izgubila na značaju. Više od 80% poslovnih pisama tiska se na papiru i šalje poštom ili unutarodsječnom ekspedicijom. Kako pravilno napisati pismo tako da postigne svoj cilj, a ne da ga primalac pošalje u kantu za smeće?
Instrukcije
Korak 1
Kad započnete pisati poslovno pismo, uzmite poslovno pismo. Njegov format je u pravilu definiran u uputama za uredski rad, tiskanim na A4 papiru. Ako će se tiskanje vršiti na gotovom zaglavlju, vodite računa o dovoljnom udubljenju na vrhu (kako bi se prilagodili detaljima kompanije). Ostavite marginu na lijevoj strani - 30 mm, na desnoj i donjoj strani - 20 mm (manja, ali ne manja od 15 mm).
Korak 2
Kada odabirete obrazac, odlučite se za mjesto detalja (kutnih ili uzdužnih). Ako se vaše pismo odnosi na proizvodne i finansijske aktivnosti, sadrži informacije, ponudu za suradnju, upućeno je privatnoj osobi - bolje je koristiti kutni raspored detalja (u gornjem lijevom uglu lista).
Podaci o primaocu ispisani su u gornjem lijevom dijelu pisma. Za pravno lice ovo je naziv organizacije (u nominativnom slučaju), položaj osobe kojoj je pismo namijenjeno (u dativu). Na primjer, JSC "PavlovskGranit", šef odjela prodaje Ivanov I. I.
Ako se pismo pošalje šefu, ime preduzeća može se izostaviti, jer uključen je u naslov radnog mjesta (na primjer, "direktor JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Korak 3
Čestitka, pozivnica izgledat će bolje na zaglavlju s uzdužnim rasporedom detalja. U zaglavlju takvog pisma minimalni broj detalja je grb ili amblem, naziv preduzeća, skraćeni naziv (samo ako je to zapisano u povelji ili drugom upravnom dokumentu), datum i broj. Adresa, brojevi telefona i e-adresa organizacije nalaze se u podnožju. Sadržaj takvog pisma preporučljivo je staviti na jedan list.
Korak 4
Sada počnite pisati samo pismo. Naziv dokumenta (pismo) ne treba štampati. Odaberite font po vašem izboru, ako nije naveden u uputama za rad u uredu. Najčešće korišteni font je Times New Roman, veličine 12-14.
Korak 5
Ako je namijenjen određenoj osobi, kontaktirajte ga izravno („Dragi Nikolaj Ivanoviču!“) I to samo na „vas“. Ako nije, idite pravo na tekst. U slučaju da je slovo kratko, promijenite razmak između redova na 1, 5.
Sadržaj bi trebao biti jasan, jasno izražavajući ono što želite od adresata.
Korak 6
Na kraju naznačite položaj šefa koji je potpisao pismo, puno ime (ispred prezimena stavite inicijale, na primjer, V. I. Petrov). Ispod su vaše koordinate izvođača - prezime, ime, prezime, broj telefona.
